Overdrachtsprotocol auto: wat moet erin en hoe leg je schade vast
Bij autotransport en overdracht tussen vestigingen gaat het vaak mis op één punt: niemand kan aantonen wanneer een kras of deuk is ontstaan. Een goed overdrachtsprotocol legt de staat van de auto vast op het moment dat hij van hand wisselt.
Wat hoort in een overdrachtsprotocol?
Een bruikbaar protocol is kort, steeds hetzelfde en wordt bij vertrek en aankomst op dezelfde manier ingevuld. Dit hoort erin:
- Kenteken en VIN, zodat zeker is om welke auto het gaat.
- Datum, tijd en plaats van afhalen en afleveren.
- Kilometerstand en brandstof- of laadniveau.
- Sleutels en meegegeven documenten, zoals het kentekenbewijs.
- Schade per plek op de auto, met een foto en een korte omschrijving.
- Naam en handtekening van degene die de auto overdraagt en van degene die hem ontvangt, plus de naam van de chauffeur.
De tien foto’s die elke keer terugkomen
Door altijd dezelfde reeks foto’s te maken, kun je bij aflevering hoek voor hoek vergelijken. Loaddeck gebruikt deze tien:
- Links voor, schuin.
- Rechts voor, schuin.
- Rechts achter, schuin.
- Links achter, schuin.
- Linkerzijde, recht van opzij.
- Rechterzijde, recht van opzij.
- Dashboard, met kilometerstand en brandstof leesbaar.
- Velgen, alle vier op één foto of de slechtste.
- Interieur: bestuurdersstoel en achterbank.
- Sleutels en papieren.
Nieuwe schade herkennen bij aflevering
Het protocol is pas waardevol als je bij aflevering de foto’s van het vertrek ernaast legt. Schade die al bij het ophalen is vastgelegd, is bekend. Schade die alleen bij aflevering zichtbaar is, is nieuw en moet direct worden gemeld en ondertekend, nog voordat de chauffeur wegrijdt.
Veelgemaakte fouten
- Alleen een overzichtsfoto: kleine deuken en steenslag zijn dan niet te zien.
- Foto’s in het donker of tegen de zon in.
- Geen kilometerstand, waardoor ook discussie ontstaat over gereden kilometers.
- Een handtekening zonder naam.
- Foto’s in een losse chat, zonder koppeling aan kenteken en tijdstip.
Overdrachten vastleggen met Loaddeck
Loaddeck leidt de chauffeur in de browser op de telefoon door de tien foto’s, de schademelding en de handtekening. Daarna maakt het een pdf die je deelt en bewaart per auto. Het basispakket Light is gratis en je hoeft niets te installeren.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Hoe schade uiteindelijk wordt beoordeeld, hangt af van de afspraken en van de verzekeraar.
Probeer het met je eerste transport. Light is gratis, zonder installatie en zonder betaalgegevens.
Open LoaddeckVeelgestelde vragen
Is een overdrachtsprotocol verplicht?
Voor het overdragen van een auto bestaat er geen algemene wettelijke plicht om een protocol op te stellen. Het is wel de praktische manier om de staat van de auto vast te leggen en discussie te voorkomen.
Hoeveel foto’s moet ik maken?
Zoveel als nodig is om elke zijde, het interieur, het dashboard en de velgen te laten zien. Loaddeck gebruikt een vaste reeks van tien, aangevuld met nabijfoto’s bij schade.
Wie ondertekent het protocol?
De persoon die de auto overdraagt en de persoon die hem ontvangt, bij voorkeur met naam erbij. Bij transport tekent de chauffeur mee.